Cv Benim Blog Yeni Nesil İş Arama
Benzer Yazılar
Etkili toplantı, çalışanları bir odaya doldurup bir saat boyunca sırayla konuşturmak değildir. Yeni projelerin planlanması, sorunların çözülmesi, fikirlerin paylaşılması ve kararların alınması için yapılan toplantıların gerçekten bir sonuca ulaşması gerekir. En azından teoride.
? Yayın Tarihi: [23 Ekim 2017]
? Son Güncelleme: 19 Eylül 2026
Gerçek hayatta ise işler biraz farklı ilerleyebilir. Müdür konuşur, müdür biraz daha konuşur, sonra konu dağılır; biri kahvesinden medet umar, biri gizlice saate bakar, en arkadaki arkadaş ise gözleri açık uyuma konusunda insanlığın sınırlarını zorlar.
Bir saat sonra toplantı biter.
Herkes ayağa kalkar.
Ve koridorda o tarihi soru gelir:
“Şimdi biz ne yapacağız?”
İşte verimli ve etkili toplantı yapmak ile yalnızca insanları aynı masanın etrafında toplamak arasındaki fark tam burada başlıyor. Toplantıyı kurumsal bir zaman kaybına çevirmeden gerçekten işe yarar hale getirmenin 7 yoluna bakalım.
1.Toplantıya Hazırlıklı Gelin
Saat 14.00.
Herkes geldi.
Müdür:
“Evet arkadaşlar… Biz niye toplanmıştık?”
Toplantı tarihinin en tehlikeli açılış cümlesidir.
Ardından genellikle şu aşamalar gelir:
— Dosya kimdeydi?
— Mehmet Bey göndermişti.
— Bana gelmedi.
— WhatsApp grubuna attım.
— Hangi gruba?
— Eski gruba.
— Ayşe Hanım nerede?
— Onu toplantıya çağırmadık.
Saat 14.23.
Henüz toplantı başlamadı.
Bu yüzden toplantıya hazırlıklı gelin. Gündemi, gerekli belgeleri ve hangi kararın alınması gerektiğini önceden belirleyin.
Yoksa 10 kişinin yarım saat boyunca dosya aramasının kurumsal adı “toplantı”, ekonomik adı ise “300 dakikalık iş gücü kaybı” olur.
2. Bir Hedefiniz Olsun: “Bir Konuşalım” Hedef Değildir
Toplantı daveti:
Konu: Genel değerlendirme.
Bu iki kelime insanın içine korku salmaya yeter.
Neyi değerlendireceğiz?
Geneli.
Ne kadar sürecek?
Belli değil.
Ne zaman bitecek?
Allah bilir.
Toplantının açık bir hedefi olmalı.
“Satışları konuşacağız” yerine:
“Son üç aylık satış sonuçlarını inceleyip gelecek dönem için üç aksiyon belirleyeceğiz.”
deyin.
Çünkü gündemi olmayan toplantı, navigasyonu olmayan otomobile benzer.
Bir yere gidiyorsunuzdur.
Ama 40 dakika sonra kendinizi 2019 yılındaki şirket pikniğinin neden başarısız olduğunu tartışırken bulabilirsiniz.
3. Toplantıyı Yönetin; TED Konuşmasına Çevirmeyin
Bazı yöneticiler toplantı ile konferansı birbirine karıştırır.
Saat 10.00:
“Arkadaşlar, sizin fikirlerinizi almak istiyorum.”
Saat 10.45:
Hâlâ kendisi konuşuyor.
Çalışanlar fikirlerini telepati yoluyla iletmeye çalışıyor.
Bir kişi üçüncü kahvesini içiyor.
Bir kişi önündeki kâğıda anlamsız kareler çiziyor.
En arkadaki arkadaş ise gözleri açık uyuma konusunda yeni bir insan yeteneği geliştirmiş durumda.
Toplantıyı yönetmek sürekli konuşmak değildir.
Konuşun.
Dinleyin.
Konu dağıldığında toparlayın.
Ve en önemlisi:
Arada nefes alın ki çalışanlar da konuşabilsin.
4. Toplantıya Gerçekten İhtiyacı Olanları Çağırın
Microsoft verilerinde çalışanların yalnızca %35’i toplantılarının çoğunda kendisinin gerçekten eksikliğinin hissedileceğini düşünüyor.
Yani toplantı odasında 10 kişi varsa birkaçının kafasında şu soru dönüyor olabilir:
“Ben burada niye oturuyorum?”
Toplantının konusu muhasebe.
Grafiker orada.
Yazılımcı orada.
Stajyer orada.
Çaycı birazdan o da gelecek.
Niye?
Herkes bilsin.
Herkesin her şeyi bilmesine gerek yok.
Bir kişinin toplantıya katkısı olmayacaksa ona toplantı daveti göndermek yerine sonucu sonradan bildirmek bazen çok daha mantıklıdır.
Çünkü insanı 60 dakika boyunca ilgilenmediği toplantıda oturtup ardından:
“Sen niye işini yetiştiremedin?”
diye sormak biraz haksızlık oluyor.
5. “Bu E-posta Olabilirdi” Testini Yapın
İnternette toplantılar hakkında araştırma yapınca aynı cümle tekrar tekrar karşınıza çıkıyor:
“Bu toplantı bir e-posta olabilirdi.”
Bunun basit bir testi var.
Toplantıda:
— Tartışma yapılmayacaksa,
— Karar alınmayacaksa,
— Kimsenin görüşüne ihtiyaç yoksa,
— Sadece bilgi verilecekse…
Bir dakika.
Niye 14 kişiyi toplantıya çağırıyoruz?
“Arkadaşlar, yeni yemek kartlarımız pazartesi dağıtılacaktır.”
Teşekkürler.
14 kişinin 30 dakika boyunca bunu dinlemesine gerek yoktu.
Üç satırlık e-posta yeterdi.
Ama tersi de doğru: konu tartışmalıysa, birkaç kişinin ortak karar vermesi gerekiyorsa veya 25 e-postalık yazışmaya dönüşecekse kısa bir toplantı daha verimli olabilir. Çalışan yorumlarında toplantıları savunanların temel argümanı da bu.
Yani mesele:
Toplantı mı, e-posta mı?
değil.
Hangisi işi daha hızlı bitirecek?
6. Toplantı Sonunda “Eee, Şimdi Ne Yapıyoruz?” Dedirtmeyin
Toplantı bitti.
47 slayt gösterildi.
18 fikir ortaya atıldı.
3 kahve içildi.
Müdür:
“Çok verimli bir toplantı oldu arkadaşlar.”
Herkes dışarı çıkar.
Koridorda ilk soru:
“Şimdi biz ne yapıyoruz?”
Araştırmaya göre çalışanların %54’ü sık sık toplantıdan çıktığında sonraki adımların veya işin kime ait olduğunun net olmadığını söylüyor.
Demek ki koridordaki arkadaş yalnız değilmiş.
Toplantı bitmeden üç şey kesinleşsin:
Ne yapılacak?
Kim yapacak?
Ne zamana kadar yapılacak?
Bunlar yoksa toplantı yapmadınız.
Toplu sohbet ettiniz.
7. Ve Lütfen… Toplantının Sonucu Yeni Bir Toplantı Olmasın
İşte araştırmanın şaheseri.
Çalışanların %77’si, sık sık toplantının sonunda bir takip toplantısı yapılmasına karar verilen toplantılara katıldığını söylüyor.
Bunu bir düşünün.
Pazartesi:
“Konuyu değerlendirelim.”
Salı toplantı yapılır.
Toplantının sonunda:
“Bunu ayrıca değerlendirmemiz lazım.”
Perşembe tekrar toplantı.
Perşembe toplantısının sonunda:
“Arkadaşlar burada karar vermeyelim, ilgili ekiplerle bir araya gelelim.”
Cuma yeni toplantı.
Cuma:
“Haftaya tekrar üzerinden geçelim.”
Ve böylece şirket kendi kendini besleyen sonsuz toplantı makinesine dönüşür.
İş yapılmaz.
Ama toplantı takvimi kusursuzdur.
Toplantıların Doğal Yaşam Döngüsü
Kurumsal toplantının yaşam döngüsü bazen şöyledir:
1. Toplantı yapılır.
↓
2. Ne yapılacağı konuşulur.
↓
3. Karar verilemez.
↓
4. Yeni toplantı planlanır.
↓
5. İlk toplantıda ne konuşulduğu anlatılır.
↓
6. Bir sonraki toplantının tarihi belirlenir.
↓
7. Çalışana “İş neden yetişmedi?” diye sorulur.
Araştırmaların söylediği şey aslında toplantı düşmanlığı değil. Kötü toplantı düşmanlığı. İyi toplantı; tartışma, koordinasyon ve ortak karar için çok değerli olabilir. Problem, toplantının amaç olmaktan çıkıp alışkanlığa dönüşmesi.
O yüzden toplantının en basit kuralı şu:
Konuşulması gerekiyorsa konuş.
Karar verilmesi gerekiyorsa karar ver.
İş dağıtılacaksa dağıt.
Sadece bilgi vereceksen mail at.
Ve toplantının sonunda biri:
“Bunun için bir toplantı daha yapalım.”
derse…
